BMBF/Bundesmittelprojekte

Gerne bietet das Dezernat 7 eine Antragsberatung an. Zust?ndig f¨¹r die Beratung bei Drittmittelantr?gen ist?Abteilung 7.1.

Abteilung 7.1 ist erster Ansprechpartner und koordiniert bei Bedarf ein Kick-off-Gespr?ch - im Rahmen der Antragsstellung - zwischen Projektleitern und allen f¨¹r die Betreuung und Bewirtschaftung des Drittmittelprojekts relevanten Fachbereichen (Personal und Finanzen). Hierbei k?nnen Fragen der Projektleiter fr¨¹hzeitig gekl?rt werden, ¨¹ber Rahmenbedingungen kann fr¨¹hzeitig informiert und verbindliche Vorgehensweisen k?nnen festgelegt werden.

Alle Antr?ge auf F?rdermittel des BMBF und sonstiger Bundesbeh?rden werden von Abt. 7.1 gepr¨¹ft und von dort wird auch die Unterzeichnung veranlasst.

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Kick-Off

Abteilung 7.2 bietet nach Bewilligung des Projektes gerne ein Kick-off Meeting zum Projektstart an. Hier k?nnen die f¨¹r das Projekt relevanten Informationen ausgetauscht werden w?hrend sich Projektleitung und Projektmanager kennenlernen.

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1.????Projekttr?ger

Bei F?rderungen von Bundesministerien ist es ¨¹blich, dass die Bewilligung nicht direkt durch den Geldgeber ausgesprochen wird. Diese Aufgabe ¨¹bernimmt in der Regel ein Projekttr?ger, der f¨¹r den Bewilligungszeitraum f¨¹r das BMBF/die Bundesbeh?rden die administrative Abwicklung des Projektes ¨¹bernimmt und erster Ansprechpartner f¨¹r Projektleiter und Universit?tsverwaltung ist. ?blicherweise sind Projekttr?ger f¨¹r das z.B. BMBF das DLR, DESY, GSI, VDI, KIT, FZJ u.a..

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2.?? Zuwendungsbescheid

Der Zuwendungsbescheid geht in der Regel sowohl beim Projektleiter wie auch in der Universit?tsverwaltung ein. Nach Anerkennung des Zuwendungsbescheids durch den Projektleiter richtet Abteilung 7.2 ein nur f¨¹r dieses Projekt geltendes Projektkonto ein. Der Projektleiter erh?lt Informationen ¨¹ber das PSP-Element, den zust?ndigen Projektmanager und sonstige zu ber¨¹cksichtigenden Rahmenbedingungen.

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3.???Anerkennung der Regelungen des Zuwendungsbescheids

365ÌåÓý±¸ÓÃÍøÖ· Bonn hat den Erhalt und die Anerkennung der Zuwendungsbestimmungen schriftlich zu best?tigen. Diese Best?tigung wird?nach R¨¹cksprache mit dem Projektleiter?von?Abteilung 7.2?ausgestellt und unterzeichnet. Durch diese Unterzeichnung erkennt die Universit?t Bonn die Bewilligungsbedingungen des Geldgebers an. Es ist wichtig, dass die Projektleiter sich mit dem vollst?ndigen Bescheid inkl. s?mtlicher Nebenbestimmungen vertraut machen.

Zu beachten sind auch die besonderen Nebenbestimmungen, die individueller Bestandteil der Bewilligung sind. Hier k?nnen z.B. besondere Genehmigungsvorbehalte f¨¹r einzelne Reisen u.a. enthalten sein.

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4.???Gesamtfinanzierungsplan

Der Gesamtfinanzierungsplan ist ein wichtiger Bestandteil des Bewilligungsbescheides. Er basiert auf den Antragsangaben des?Projektleiters?und eventuellen ?nderungen des Projekttr?gers. Er enth?lt die individuellen Ausgabepositionen mit den jeweiligen Bewilligungsbetr?gen f¨¹r das Drittmittelprojekt. Ma?geblich ist immer der Bewilligungsbetrag je Ausgabeposition.

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5.???Mittelumwidmung

1.???zwischen Positionen

????? Wenn unter einer Ausgabeposition eine Einsparung erfolgt, kann eine andere Ausgabeposition um bis zu 20 % ihrer Gesamtbewilligung lt. Gesamtfinanzierungsplan ¨¹berzogen werden, ohne den Projekttr?ger beteiligen zu m¨¹ssen. Gesperrte Betr?ge finden auf die Berechnung keine Anwendung.

Falls die Ausgabeposition um mehr als 20 % ¨¹berzogen werden soll, ist vorab eine formelle Mittelumwidmung und damit eine ?nderung des Gesamtfinanzierungsplans beim Projekttr?ger zu beantragen. Einen entsprechenden formlosen Umwidmungsantrag sendet der?Projektleiter?unter Angabe folgender Informationen:

• welcher Betrag soll
• von welcher Position
• auf welche Position verschoben werden

und einer fachlichen Begr¨¹ndung an Abteilung 7.2, die diesen abzeichnet und an den Projekttr?ger weiterleitet.

2.???Besonderheit ?Position 850 ¨C Ger?teliste¡°

Da die meisten Bewilligungen von Bundesmitteln eine Ger?teliste beinhalten, ist die??berziehung?der Position 850 immer?mit dem Projekttr?ger abzustimmen, um eine ?nderung der Ger?teliste herbeizuf¨¹hren. Einen entsprechenden formlosen Umwidmungsantrag sendet der?Projektleiter?an Abteilung 7.2, die diesen abzeichnet und an den Projekttr?ger weiterleitet.

Durch ?bersenden eines ?nderungsbescheides an Projektleiter und Abteilung 7.2 wird der Finanzierungsplan ge?ndert und bekanntgegeben.

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6.???Zahlungsanforderungen = Mittelabruf

Die Zahlungsanforderungen werden von Abteilung 7.2 automatisch erstellt und orientieren sich der H?he nach an den Projekt(Personal-)kosten der vergangenen Monate. Die Abteilung 7.2 ¨¹bersendet den Formvordruck direkt an den Projekttr?ger. Der Projektleiter erh?lt eine Durchschrift f¨¹r seine Unterlagen (per E-Mail).

In der Regel kann davon ausgegangen werden, dass die Zahlungsanforderung in vollem Umfang bedient wird. In Ausnahmef?llen meldet sich Abteilung 7.2 beim Projektleiter und teilt Abweichungen mit.

Besonderheit: letzter Mittelabruf im Jahr, siehe Nr. 8

Besonderheit: letzter Mittelabruf vor Projektende, siehe Nr. 10

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7.???Verzinsung

Eingehende Bundesmittel, die nicht zeitnah (in der Regel 6-8 Wochen) verausgabt werden, m¨¹ssen mit 5 % ¨¹ber dem Basiszinssatz verzinst werden. Da Abteilung 7.2 die Mittel umsichtig und zur¨¹ckhaltend anfordert, fallen unterj?hrig kaum Zinsforderungen an. Relevant wird dieses Thema jedoch oft auf Grund positiver Kassenbest?nde auf dem Projektkonto zum Jahresende (siehe Nr. 8). Diese Kassenbest?nde sollten mit Hilfe einer sinnvollen Ausgabeplanung vermieden werden.

Zinsforderungen k?nnen nicht dem Projektkonto belastet werden, sie sind aus einem anderen, vom Projektleiter zu benennenden Institutskonto zu begleichen.

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8.???Ausgabeplanung

Die Bewilligungen von Bundesmitteln sehen feste Gesamtjahresbewilligungen vor. Die Gesamtprojektsumme wird auf die Jahre der Projektlaufzeit aufgeteilt.

Diese kassenm??ig f¨¹r ein bestimmtes Jahr bereitgestellten Mittel unterliegen dem Prinzip der J?hrlichkeit und werden am Jahresende nicht auf das n?chste Haushaltsjahr ¨¹bertragen, bei nicht Verausgabung wird die Gesamtbewilligung gek¨¹rzt. Um dies zu vermeiden kann der Projektleiter einen Antrag auf ?nderung der kassenm??igen Bereitstellung stellen. Dieser Antrag ist grunds?tzlich formlos, muss aber eine fachliche Begr¨¹ndung enthalten (warum werden die Mittel nicht wie im Antrag geplant verausgabt und wie wirkt sich dies auf das Erreichen des Projektziels bis zum Laufzeitende aus).

Die Frist f¨¹r die Einsendung des Antrags auf ?nderung der kassenm??igen Bereitstellung wird vom Projekttr?ger festgelegt und ist dem Zuwendungsbescheid zu entnehmen.

Der Projektleiter sendet den Antrag an Abteilung 7.2, Abteilung 7.2 zeichnet den Antrag mit und leitet ihn dem Projekttr?ger weiter.

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a.?????berziehung der Jahresbewilligung

Die ?berziehung einer Jahresbewilligung stellt kein Problem dar. 365ÌåÓý±¸ÓÃÍøÖ· finanziert die jeweiligen ?berziehungsbetr?ge vor.

b.???Unterschreitung der Jahresbewilligung

Probleme k?nnen entstehen, wenn bewilligte Jahreszuwendungen im jeweiligen Haushaltsjahr nicht ben?tigt und verausgabt werden. Nicht angeforderte Betr?ge verfallen grunds?tzlich und stehen dem Projekt nicht mehr zur Verf¨¹gung. Deshalb ruft Abteilung 7.2 die bewilligten Jahreszuwendungen zu 100 % ab, um Fehlbetr?ge in k¨¹nftigen Jahren (z.B. f¨¹r Personalzahlungen) zu vermeiden. Dies kann jedoch zum Ende eines Haushaltsjahres zu hohen Kassenbest?nden f¨¹hren, die nicht zeitnah verausgabt werden k?nnen, und deshalb zu Zinsforderungen durch den Projekttr?ger (siehe Nr. 7) f¨¹hren.

Abteilung 7.2 empfiehlt deshalb dringend, im Juni/Juli des laufenden Haushaltsjahres eine Hochrechnung ¨¹ber die restlich im laufenden Jahr ben?tigten Mittel zu erstellen, um fr¨¹hzeitig Mittelverschiebungen in k¨¹nftige Haushaltsjahre beim Projekttr?ger zu beantragen.

Einen entsprechenden formlosen Antrag sendet der?Projektleiter?¨¹ber Abteilung 7.2 an den Projekttr?ger. Je fr¨¹her ein solcher Antrag gestellt wird, desto gr??er ist die Erfolgschance. Im November/Dezember gestellte Antr?ge auf Mittelverschiebung werden in den meisten F?llen abgelehnt.

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9.???Auftragsvergabe

S?mtliche Vorgaben und Vorschriften f¨¹r die Auftragsvergabe gelten auch f¨¹r Drittmittelprojekte und damit auch f¨¹r Bundesmittel-Projekte.

Bei Fragen hierzu stehen Ihnen auch die Mitarbeiter der Abteilung 5.3 (Zentrale Beschaffung) hilfreich zur Seite.

Bei der Vergabe von Forschungs- und Entwicklungsvertr?gen (F+E-Vertr?ge) mit inl?ndischen Unternehmen der privaten Wirtschaft ist zwingend der Mustervertrag des BMBF zu verwenden. Ein entsprechender Vordruck steht im Formularschrank auf der Homepage des BMBF bzw. des zust?ndigen Projekttr?gers zum Download bereit. Bitte sprechen Sie in allen Vertragsangelegenheiten Abteilung 7.1 des Forschungsdezernats an (zust?ndig f¨¹r das Management s?mtlicher F+E-Vertr?ge).

Bei sonstigen Vertr?gen m¨¹ssen die sich aus dem Zuwendungsbescheid vom BMBF ergebenden Verpflichtungen Bestandteil aller F+E-Vertr?ge werden. Bei F+E-Vertr?gen mit einer Verg¨¹tung von mehr als 100 T€ der Auftragnehmer, die nicht bereits explizit im Antrag benannt wurden, ist vor der Vergabe die schriftliche Zustimmung des BMBF einzuholen. Zu diesem Zweck sendet der?Projektleiter ein formloses Schreiben ¨¹ber Abteilung 7.2 direkt an den Projekttr?ger.

Bitte beachten Sie:

Bei?allen?Auftragsvergaben?>?500,00 € netto ist ?die Abteilung 5.3 zwingend einzubinden. Auch, wenn bereits im Antragsverfahren aus Kalkulationsgr¨¹nden ein Angebot von einer Firma eingeholt wurde und diese Position im Finanzierungsplan ber¨¹cksichtigt wurde, bedeutet dies nicht, dass diese Firma ohne Vergabeverfahren beauftragt werden darf. Bitte wenden Sie sich bei Unklarheiten im Vorfeld an die Abteilung 5.3.

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10.Laufzeitverl?ngerung

Idealerweise sollte der?Projektleiter?sehr fr¨¹hzeitig eine m?glicherweise notwendige Laufzeitverl?ngerung ¨¹ber Abteilung 7.2 beim Projekttr?ger beantragen und seine ge?nderte Ausgabenplanung als Anlage hierzu beif¨¹gen.

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11.?Verwendungsnachweise

Die?Zwischennachweise?erstellt?Abteilung 7.2?und leitet dem Projektleiter eine Ausfertigung zur Kenntnisnahme zu. Der Projektleiter l?sst der Abteilung 7.2 im Bedarfsfall erg?nzende Unterlagen zum Zwischennachweis (z.B. Beleglisten, Auslandsreiseaufstellungen etc.) zukommen. Der Zwischennachweis ist i.d.R. jeweils zum 30.04. (in Ausnahmef?llen zum 28.02. oder zum 31.03.) eines jeden Jahres f?llig.

Die?Verwendungsnachweise?(= einmaliger Endnachweis ¨¹ber die gesamte Projektlaufzeit) m¨¹ssen innerhalb von sechs Monaten nach Ende der Projektlaufzeit beim Projekttr?ger vorliegen (Ausnahme Rentenbank, EXIST-Gr¨¹nderstipendium: hier innerhalb von 3 Monaten).

Hierzu werden von Abteilung 7.2, auf Basis der vorgenommenen Buchungen, der Verwendungsnachweis und die Belegliste erstellt und an den Projektleiter versendet. Die Belegliste ist vom Projektleiter um Erl?uterungen zu Reisekosten, Personal, und Investitionen zu erg?nzen. Der Verwendungsnachweis wird dann vom Projektleiter abgezeichnet und Abteilung 7.2 - sp?testens 6 Wochen vor Ende der Vorlagefrist beim Geldgeber ¨C vorgelegt. Abteilung 7.2 nimmt in Zusammenarbeit mit der universit?tsinternen Pr¨¹fstelle eine Pr¨¹fung des Verwendungsnachweises vor, versendet die Unterlagen an den Projekttr?ger und l?sst dem Projektleiter eine Durchschrift des finalen Nachweises f¨¹r dessen Unterlagen zukommen.

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Der?Sachbericht?sollte vom?Projektleiter?innerhalb der sechsmonatigen Abgabefrist direkt an den Projekttr?ger ¨¹bersandt werden.

Die Geldgeber bzw. Projekttr?ger ¨¹bersenden nach Pr¨¹fung des Verwendungsnachweises eine abschlie?ende Mitteilung an Abteilung 7.2 und Projektleiter. Abteilung 7.2 sendet den Vordruck ?Empfangsbest?tigung¡° nach R¨¹cksprache mit dem Projektleiter zur¨¹ck.

Sind nach Projektende auf dem Projektkonto noch Restmittel vorhanden, m¨¹ssen diese umgehend an den Geldgeber zur¨¹ck ¨¹berwiesen werden.

Werden vom Projektleiter geltend gemachte Ausgaben vom Geldgeber als nicht zuwendungsf?hig eingestuft und entsteht hierdurch auf dem Projektkonto ein negativer Kassenbestand, so ist dieser aus alternativen Mitteln des Projektleiters auszugleichen.

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12. Verursachungsgerechte Abrechnung der Jahressonderzahlung

????? Im Bereich der BMBF und Sonstigen Bundesmittel wird von den Projekttr?gern eine verursachungsgerechte Abrechnung der Jahressonderzahlung f¨¹r im Projekt besch?ftigte Mitarbeiter gefordert. F¨¹r die Berechnung des anteiligen Betrages wird die sogenannte 1/12-Regelung angewendet.

????? Verursachungsgerechte Abrechnung bedeutet, dass z.B. f¨¹r einen Mitarbeiter der 4 Monate im Projekt besch?ftigt ist, f¨¹r 4 Monate eine anteilige Summe der Jahressonderzahlung zuwendungsf?hig ist. Sobald ein Mitarbeiter einen Tag im Monat besch?ftigt ist, steht ihm Weihnachtsgeld f¨¹r diesen Monat zu. Entsprechend dieses Anspruchs wird die Berechnung des anteiligen Weihnachtsgeldes vorgenommen. ?Der abrechnungsf?hige Betrag wird von Abteilung 7.2 manuell berechnet.

????? Diese Berechnung erfolgt indem die Differenz zwischen Oktober und Novembergehalt ermittelt wird, der ermittelte Betrag durch 12 dividiert und mit der Anzahl der Besch?ftigungsmonate multipliziert wird.

????? Da die Jahressonderzahlung derzeit auf dem PSP-Element verbucht wird, aus der die Finanzierung des Mitarbeiters im November bereitgestellt ist, wird es, im Rahmen der oben beschriebenen Anwendung der 1/12-Regelung, Abweichungen zwischen Zwischennachweis/ Verwendungsnachweis und Buchungsbetr?gen im Projekt geben. Handelt es sich um einen negativen Kassenbestand, so ist dieser durch den Projektleiter auszugleichen. Handelt es sich um einen positiven Kassenbestand so wird dieser Betrag dem Restmittelkonto des Projektleiters gutgeschrieben.

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13. Projektpauschale

Hinsichtlich der Projektpauschale (PP) bzw. des Forschungsbonus wird auf das Rundschreiben 40/2020 vom 04.06.2020 verwiesen. Zu Fragen rund um die PP und den Forschungsbonus stehen Ihnen Frau Becker und Herr Horn von der Abteilung 5.4 telefonisch unter -4957 bzw. -5636 oder per E-Mail an [Email protection active, please enable JavaScript.] gerne zur Verf¨¹gung.

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14. Informationsfluss / 365ÌåÓý±¸ÓÃÍøÖ·aufnahme

In allen R¨¹ckfragen und /oder Unstimmigkeiten wendet sich der Projektleiter bitte direkt an den zust?ndigen Projektmanager in Abteilung 7.2.